Tilaa uutiskirjeemme Kokeile ilmaiseksi

Kumpi joustaa, prosessi vai työkalu?

Toinen vaihtoehto on valita parhaat täsmäratkaisut yrityksen kunkin ydinprosessin tueksi.

Yritysten tehostessa omaa toimintaansa tietojärjestelmien avulla tullaan hyvin nopeasti valintatilanteeseen: otetaanko käyttöön kokonaisratkaisu, joka ratkaisee kerralla suuren osan ongelmista, vai lähdetäänkö keräämään työkalupakkia yksittäisistä palasista. Loppupeleissä tässä valinnassa on kyse siitä, ollaanko yrityksessä valmiita muokkaamaan toimintaprosesseja yksittäisen työkalun ehdoilla, vai etsitäänkö nykyisiin prosesseihin parhaiten sopivat erillistyökalut.

Yhden työkalun strategiassa on kiistattomat etunsa. Tällöin järjestelmän kaikki osiot toimivat saumattomasti yhteen, erillisiä integraatioita järjestelmien välillä ei tarvita ja koulutukset voidaan kohdentaa yhteen ainoaan järjestelmään. Tällaisten työkalujen käyttöönotto on kuitenkin tyypillisesti varsin pitkä projekti. Oman henkilöstön aikaa sitoutuu käyttöönottoprojektiin ja työkaluinvestoinnista saatava hyöty saadaan vasta kaukana tulevaisuudessa (jos silloinkaan). Mutta ennen kaikkea tällöin joudutaan useimmin muuttamaan yrityksen toimintatapoja valitun tietojärjestelmän ehdoilla.

Toinen vaihtoehto on valita parhaat täsmäratkaisut yrityksen kunkin ydinprosessin tueksi. Tällöin ei ole tarpeen suuressa määrin mukauttaa omia prosesseja, vaan voidaan etsiä omaan toimintaympäristöön parhaiten soveltuvat työkalut. Täsmäratkaisujen käyttöönotto voi olla hyvinkin nopea projekti, parhaimmillaan uusi työkalu saadaan käyttöön itsepalveluna verkosta välittömästi. 

Erillisjärjestelmien integraation vaikeudesta on tyypillinen huolenaihe järjestelmävalinnassa, useimmiten aivan turhaan. Tietojärjestelmiä rakennettaessa helmasyntinä on yrittää rakentaa koko maailmaa valmiiksi yhdellä kerralla. Usein toimivampi malli on ottaa parhaiten itselle soveltuva työkalu käyttöön keräten siitä käyttökokemuksia. Mikäli työkalu vaikuttaa soveltuvan yrityksen tarpeisiin, se voidaan myöhemmässä vaiheessa integroida osaksi muita yrityksen työkaluja. Työkalun valintavaiheessa tulee vain varmistua siitä, että valittu tuote sisältää tarvittavat rajapinnat järjestelmäintegraatioita varten.

Yritysmaailmassa on tilaa sekä monoliittisille kokonaisratkaisuille että ketterille erillistyökaluille. Pidä huoli, että työkalustrategian valinta tehdään hyvin harkituin perustein, eikä norsunluutornista saatujen viisauksien takia. Paras ratkaisu ei ole aina tilata tietojärjestelmää markkinajohtajalta.

Pilvipalveluiden tietoturvasta

Pilvipalveluiden hyödyntäminen yritysjärjestelmissä on väistämättä kasvussa. Tämä tuo aivan uusia mahdollisuuksia rakentaa yrityksen tarvitsemat tietojärjestelmät yksittäisistä osista. Tässä yhteydessä usein esitetään huoli "pilvessä" sijaitsevan tiedon tietoturvasta. On totta, että tässä tapauksessa asiakkaan tieto sijaitsee oman toimiston seinien ulkopuolella. Tämä ei ole kuitenkaan kategrorisesti hyvä tai huono asia. Loppujen lopuksi kyse on hyvien tietoturvakäytäntöjen noudattamisesta, tästä voi huolehtia joko yrityksen oma henkilöstö tai sitten asian voi ulkoistaa pilvipalvelun ylläpidosta vastaaville alan ammattilaisille.

Tuomas Mikkola
CEO

19.8.2016

blogi
Näe pitkälle

Tilaa uutiskirjeemme