Sweco: ”Resurshantering på ett helt annat sätt”

Sweco - case-kuva
När informationen alltid är uppdaterad kan t.ex. regiondirektörer, avdelnings- och enhetschefer se det aktuella resursläget och vet då exakt vad som pågår. Samtidigt har bolaget uppnått transparens över enhets- och avdelningsgränserna. - Timo Pekkinen, Sweco


Sweco Finland och Silverbucket Oy har ingått ramavtal avseende användning av resurshanteringssystemet Silverbucket för hantering av sin projektportfölj. Sweco började använda Silverbucket redan 2014 och användningen av systemet har ökat för varje år.

Före Silverbucket använde Sweco ett stort antal olika lösningar som stöd för sin resursplanering.

”Det var inte så lätt att göra övergripande sammanställningar med hjälp av dem, så därför var vi nyfikna på alternativa lösningar. Silverbucket har bidragit till att förbättra Swecos arbets- och tillvägagångssätt på ett mycket positivt sätt.”  enligt Swecos teknologidirektör Timo Pekkinen.

 

Övergripande effektivare resurshantering

De största fördelarna med Silverbucket har varit att det blivit enklare att identifiera resursproblem och att transparensen och prognostiseringen förbättrats. När informationen alltid är uppdaterad kan t.ex. regiondirektörer, avdelnings- och enhetschefer se det aktuella resursläget och vet då exakt vad som pågår. Samtidigt har bolaget uppnått transparens över enhets- och avdelningsgränserna. Tack vare Silverbucket är det lätt att hitta resurskonflikter och identifiera när resurserna börjar få för lite eller för mycket att göra. Det skapar förutsättningar för att kunna agera proaktivt istället för reaktivt.

Tack vare långsiktig resurshantering med hjälp av Silverbucket kan Sweco tillhandahålla sina kunder viktig information om helhetsbedömningen av timbaserade projekt. Beställarna har varit mycket nöjda då de haft möjlighet att se ett projekts S-kurva som tagits fram i Silverbucket. Kurvan visar det faktiska timutfallet av nedlagd tid i kombination med framtida resursallokeringar, vilket ger en tydlig signal om vart projektet är på väg.

 

Swecos bästa Silverbucket-praxis

Hos Sweco används Silverbucket på många olika sätt. I regel ligger ansvaret för resursfördelningen hos avdelningscheferna, men även projektchefer kan ansvara för resursfördelningen i samarbete med avdelningscheferna. Alla personer kan också på egen hand göra reserveringar åt sig själva för semestrar och utbildningar. Sweco har skapat gemensamma regler för hur Silverbucket ska användas inom organisationen.

Silverbucket erbjuder ett brett spektrum av vyer som Sweco har stor nytta av vid olika resursplaneringsmöten där det aktuella läget gås igenom. Minst en gång i månaden går avdelningscheferna igenom resursläget med sin personal. Dessutom hålls en gång varannan vecka ett enhetsmöte inför vilket avdelningscheferna alltid uppdaterar resursläget. På så sätt är det lätt att få fram transparens och en situationsöverblick även på enhetsnivå. Den utökade ledningsgruppen träffas en gång i månaden för att titta på den samlade bilden av resursfördelningen och linjecheferna går varje måndag igenom arbetssituationen. Swecos mål är att skapa så lång beläggningshorisont som möjligt, så att förutsägbarheten ökar och eventuell över- och underbelastning lättare kan identifieras i god tid.

Med hjälp av Silverbucket har Sweco bättre kunnat identifiera medarbetarnas verkliga kapacitet genom att ta hänsyn till allt arbete som upptar deras tid. Dessutom använder Sweco sig av virtuella projekt i Silverbucket med vilka man administrerar småskaliga arbeten som är kortare än en vecka. I situationer där det finns mycket överlappande arbeten av det här slaget, är virtuella projekt ett bekvämt sätt att hantera helheten för att undvika allt för mycket detaljplanering.

 

Berikande samarbete

Timo Pekkinen säger att Silverbuckets support gett snabb hjälp om det behövts. Silverbucket får också beröm för att de visar hänsyn till kundens önskemål och att man verkligen försöker beakta dessa önskemål i den framtida produktutvecklingen.

I mars lanserade Silverbucket en helt omarbetad version av sin produkt där tjänstens användargränssnitt fått ett ordentligt ansiktslyft, men även där nya funktioner tillkommit. Pekkinen berömmer den nya versionen och säger att ”det nya gränssnittet varit extremt lätt att ta till sig och börja använda”.

Framförallt har man berömt den nya snabbfunktionen för resurshantering.


Tilläggsinformation

Silverbucket Ltd, CEO Tuomas Mikkola
tuomas.mikkola@silverbucket.com, +358 40 719 2923


Perfekt Översikt