18.6.2019

Case Digia Oyj: Silverbucketin onnistunut käyttöönotto


Digialla on yli 1000 työntekijää, 20 liiketoiminta-aluetta ja 5 viisi liiketoimintoa. Ennen Silverbucketin käyttöönottoa kaikilla liiketoiminnoilla oli useita Exceleitä erilaisiin tarkoituksiin.  Raportointi oli hyvällä mallilla, mutta sen avulla nähtiin lähinnä peruutuspeiliin. Työkuorma oli epätasainen ja resurssipula aiheutti harmia. Josette Nurminen Digialta toteaa, ”Näkyvyys tulevaisuuteen oli sumea ja tästä johtuen oli vaikea nähdä, mitä osaamista yrityksessä on ja miten kasvua voidaan johtaa. Tästä johtuen Digialla tartuttiin resursointiin ja työnjakoon kokonaisuutena, jotta tilanne saataisiin asteittain hallintaan. ”

Keväällä 2018 aloitettiin Silverbucketin pilotointi yhdessä Digian liiketoiminnoissa.  Tuona aikana syötettiin valtava määrä dataa järjestelmään ja arvioitiin sen soveltavuutta Digialle. Varsinainen käyttöönottoprojekti suunniteltiin huolellisesti ja vaiheistettiin useampaan osaan. Käyttöönotto aloitettiin syksyllä ja se jatkui koko loppuvuoden. Käyttöönoton jälkeen resursointeja lähdettiin tekemään myös vaiheittain. Aluksi Silverbucketiin tehtiin yksikkötasoisesti keskipitkän ja pitkän tähtäimen suunnittelu. Keväällä 2019 saavutettiin tavoitetaso eli nyt suunnittelu tehdään yksikkö- ja tiimitasolla. 

Projektia varten perustetiin ohjausryhmä, jotta asioita saatiin edistettyä tehokkaasti. Ohjausryhmän kokoonpano oli teknologia-, talous- ja HR-johtajat sekä PMO. Läheistä yhteistyötä tehtiin projektin aikana HR:n, IT:n, liiketoimintojen johtoryhmien, esimiesten sekä projekti- ja palvelupäälliköiden kanssa. Näin varmistettiin kaikkien osapuolien sitoutuminen Silverbucketiin heti alusta lähtien. Aikaisessa vaiheessa projektia huomattiin, että useita Digian prosesseja tuli tarkastella laajemmin kuin vain resursoinnin näkökulmasta.  Josette Nurminen kertoo: ”Silverbucket pakotti tarkastelemaan kriittisesti Digian käytänteitä ja uudistamaan olemassa olevia prosesseja.” 

Viestintä isossa roolissa
Viestinnällä oli iso vaikutus projektin onnistumiseen. Digian toimitusjohtaja lanseerasi Silverbucketin henkilöstön yhteisessä infotilaisuudessa. Helsingissä, Jyväskylässä ja Tampereella pidettiin workshopeja, joissa oli myös mukana Silverbucketin edustaja. Käyttöönottoprojektin aikana viestittiin aktiivisesti eri rooleille kuten liiketoiminnan vetäjille, pääkäyttäjille, projekti- ja palvelupäälliköille sekä ”peruskäyttäjille”. Intrassa oli artikkeleita, haastatteluita, videoita ja lisäksi luotiin avoimet wiki-sivut. Käyttöönoton ajan pidettiin avoimia Silverbucket-klinikoita viikoittain, jossa oli mahdollista saada henkilökohtaista apua. 

Käyttäjäkoulutuksia järjestettiin 6 kappaletta, jossa kouluttajana oli Silverbucketin edustaja. Koulutuksesta tehtiin myös nauhoite niille, jotka eivät päässeet koulutukseen. Koulutusten aikana luotiin perusperiaatteet Silverbucketin käyttöön, joka piti myös sisällään 10. käskyä. 

Onnistumisen seuraaminen
Resursointeja seurataan viikoittain ja tulokset raportoidaan johtoryhmälle. Muun muassa suunnitelmien onnistumista tarkastellaan Silverbucketissa eli verrataan toteutumien ja suunniteltujen tuntien eroa. Rekrytointi- ja osaamistarpeet tehdään myös Silverbucketista saadun tiedon pohjalta. Josette toteaa: ”On vaikea perustella rekrytointien tarpeellisuutta, jos yksikön allokaatiot eivät ole ajan tasalla.  Keskitetysti voidaan myös huolehtia henkilöstön osaamisen kehittämisestä, kun osaamistarpeet nähdään helposti järjestelmän kautta. Lopuksi Josette vielä mainitsee: ”Olemme saaneet Silverbucketilta tukea koko käyttöönottoprojektin ajan ja käyttäjät ovat myös kiitelleet Silverbucketin helppokäyttöisyyttä. Olemme olleet kaiken kaikkiaan tyytyväisiä Silverbucketiin.”  


Digian vinkit onnistuneen käyttöönoton varmistamiseksi 

  • Projekti tulee suunnitella huolella. 
  • Johdon sitouttaminen on edellytys onnistuneelle käyttöönotolle. Jalkautus onnistuu, jos se aloitetaan ”riittävän ylhäältä”. 
  • Viestintä on tärkeässä roolissa projektin aikana, pelkkä sähköpostiviestintä ei riitä. 
  • Henkilöstön ottaminen mukaan heti alusta lähtien on erittäin tärkeää. 
Digian resursoinnin 10. käskyä

  1. Tee resurssivaraukset realistisesti.
  2. Resursoi tarkasti, riittävä resursointitarkkuus on päivätasolla. 
  3. Älä vie toisen omaa! Jos haluat resursoida asiantuntijan toisesta liiketoiminnosta, ole ensin yhteydessä hänen esimieheensä!
  4. Luo resurssivaraukset vähintään seuraavan kvartaalin loppuun asti. 
  5. Päivitä resurssivaraukset vähintään kerran viikossa, joka maanantai klo 10.00 mennessä. 
  6. Seuraa tekemiesi ennusteiden onnistumistarkkuutta toteumaraportin kautta. 
  7. Resursoi myös myyntihankkeet henkilö- tai roolitasolla. 
  8. Käänny Virtuaalisen resursointitiimin puoleen, kun tulee ”tenkkapoo”. 
  9. Hyödynnä projektinäkyvyyttä osaamisen kehittämisen suunnittelussa. 
  10. Säilytä maltti, Silverbucket on kehittyvä työkalu.  


Tilaa uutiskirjeemme