Performance Dashboard - tiedosta analyysiin!

Silverbucketin uuden Performance Dashboad -ominaisuuden ensimmäinen versio mittareineen on nähnyt päivänvalon. Se on mainio lisäys Silverbucketin Resourcing Intelligence -toimintoihin ja sitä lähdetään tuomaan asiakasympäristöihin jo helmikuussa 2020. Tällä ominaisuudella halutaan tuoda Silverbucketissa olevaa tietoa kohti suurempaa jalostusastetta - tiedosta kiteytettyyn analyysiin siis!

Performance Dashboard tarjoaa tiivistetyn ja räätälöidyn analysointimekanismin organisaation toimintaan tarjoten näin erityisesti johdolle tärkeän apuvälineen liiketoiminnan seurantaan ja ohjaukseen.

Silverbucket keskittää erityisesti projektitoimintaan liittyvää henkilöiden toteuma- ja ennustedataa ja tarjoaa siitä visualisoituja analyysejä. Performance Dashboardin tehtävä on tuoda tätä tietoa paremmin ja helpommin nähtäville siten, että jokainen organisaatio voi ketterästi luoda oman oleellisen mittaristonsa. Performance Dashboard toteuttaa tämän seuraavin alla mainituin tavoin.

Työpöytä organisaation mittariston pohjaksi

Organisaatio voi rakentaa haluamansa näköisen työpöydän erilaisista mittareista sekä niiden konfiguraatioista. Työpöytä rakennetaan eri osioista, joilla on omat nimensä sekä selitteensä ja mittaristonsa.

Gauges in resourcing performance dashboard
Esimerkki työpöydän osiosta, joka tarjoaa käyttöasteeseen liittyviä yritystason mittareita.


Työpöydän eri osioilla voidaan esimerkiksi tarjota näkyvyyttä tiettyihin osiin organisaatiossa sekä näyttää erityyppistä tietoa organisaation osien henkilösuunnittelusta sekä sen projektitoiminnan toteumista. Tämä joustavuus tarjoaa jokaiselle yritykselle ja organisaatiolle mahdollisuuden rakentaa juuri itselleen relevantit mittaristokokonaisuudet.

Työpöytäkomponentit

Performance Dashboardin ensimmäinen versio sisältää monikäyttöisen mittarikomponentin, jolla voidaan mallintaa erilaisia key performance indicator -mittareita.

Utilisation rate KPI
KPI-mittarikomponentti käyttöasteen laskentaan toteutuneista tunneista.

Mittari tukee hyvin monimuotoista konfigurointia. Pääsääntöisesti sillä voidaan hakea valitun henkilöjoukon laskutus-, käyttö- tai resursointiasteet pohjautuen sekä tuntitoteumiin että suunniteltuihin allokointeihin.

Mittarista tekee erittäin vahvan sen kyky osata käyttää Silverbucketin henkilöpuolen talletettuja filttereitä konfiguroinnissaan. Käytännössä tämä mahdollistaa hyvin monipuolisen henkilö- ja projektijoukon valinnan mittarin laskennan tueksi. Esimerkkinä tästä voisi mainita porautumisen joko tiettyyn osaan organisaatiota, tiettyyn henkilöjoukkoon, tietyn roolin omaaviin henkilöihin tai jopa porautumisen johonkin näiden edellä mainittujen tekijöiden kombinaatioon.

Lisäksi mittari voidaan asettaa hakemaan tietonsa joustavasti halutuista aikaväleistä. Tuetut vaihtoehdot aikavälien asetuksiin ovat päivät, viikot, kuukaudet sekä vuodet. Halutessa voidaan siis esimerkiksi mittaroida lyhyempiä aikavälejä historiassa sekä pidempiä aikavälejä tulevaisuudessa - tai päinvastoin.

Resourcing KPI gauge configuration
KPI-mittarin konfiguroitavuutta

Kuten yllä oleva kuva kertoo, voidaan mittarille asettaa myös kolme eri raja-aluetta (under, on target, over) kuvaamaan organisaation tai sen osan suorituksen optimaalisuutta. Näille eri alueille voidaan lisäksi tarjota tekstuaaliset ohjekuvaukset siitä, kuinka hyvin organisaatio mittarin mukaan suoriutuu. Kaikki tiedot ovat konfiguroitavissa asiakas- ja mittarikohtaisesti.

Esimerkiksi kuvan 2. mittarin arvon jäädessä optimaalisen alueen alapuolelle, kertoo mittari arvonsa lisäksi myös ohjeistuksen “Utilization rate too low.”.

Mittariston käyttöön ottaminen organisaatiossa

Helmikuussa Performance Dashboard on käytettävissä Silvebucketin asiakasympäristöissä. Organisaatioon on tärkeää määrittää ja tiedostaa omat KPI:t, jotta mittaristo voidaan valjastaa optimaalisella tavalla osaksi toimintaa

Suosittelemme organisaatioita pohtimaan tarkemmin yritystason resursointi-, käyttö ja laskutusasteet sekä asettamaan näiden tavoitteet myös organisaation oleellisille osajoukoille (organisaatiorakenteen pääosat, henkilöryhmät, merkittävät roolit, linjaorganisaatio, jne.). Tärkeää on myös pohtia halutaanko toteumien ja ennusteiden suhteen tehdä eroavaisuuksia tavoitteissa. Tämän mahdollisen poikkeavuuden seurantaan Performance Dashboard on mainio työväline. Sen avulla voidaan halutessa asettaa erilaiset tavoitteet suunnittelutasolle (näkymä tulevaisuuteen) verrattuna toteumiin (historiatieto).

Oleellista on myös tunnistaa organisaation suunnittelun näkyvyys ja erilaiset toimintamallit mittareiden kannalta. Esimerkiksi voi olla hyvinkin luonnollista, että näkyvyys eteenpäin joko myynti- tai resursointimielessä on lyhyt. Kenties puhutaan 3-4 kuukauden jaksosta, jonka aikana mittarointi tulevaisuuteen on mielekästä mutta pidemmälle meneviä tavoitteita ei voida tai haluta asettaa.

Ratkaisevaa onkin tuntea ja ymmärtää oma projektitoiminta sekä sen vaatimat tunnus- ja tavoiteluvut. Oikein konfiguroitu Performance Dashboard auttaa myös ymmärtämään omaa toimintaa paremmin sekä ohjaamaan mahdollisia heikommin suorittavia osia löytämään omat pullonkaulansa ja sitä kautta toimimaan entistä onnistuneemmin.

Enemmän tietoa eri allokointiasteista ja niiden seurannasta löytyy oppaasta 1000 hengen resursointiin.

Silverbucketin konsultit auttavat mielellään Performance Dashboardin konfiguroinnissa sekä henkilösuunnitteluun pohjautuvien projektien KPI-mittareiden laadinnassa. Ota rohkeasti yhteyttä.

Sitä saa, mitä mittaa, kertoo vanha sananlasku.

Toni Uimonen, Advisor

Lisätietoja: toni.uimonen@silverbucket.com and support@silverbucket.com