Neljä syytä, miksi ja miten lisätä tiedonkulkua resurssisuunnittelulla – paikasta riippumatta

Projekteja alkaa ja päättyy vinhaa vauhtia. Projektien kestot ja osaamisen tarve vaihtelevat. Toisaalla organisaatiossa saatellaan pyöritellä peukaloita ja toisaalla etsitään kuumeisesti sopivia tekijöitä. Kysyntä ja tarjonta eivät kohtaa. Jossain voisikin olla vapaana juuri oikealla osaamisella oleva asiantuntija, mutta tieto ei kulje. Mitä enemmän työntekijät ovat eri paikoissa, sitä nopeammin sekamelska syntyy. Tästä syntyy ylimääräistä resurssihukkaa yritykselle. Etenkin laskutettavassa projektityössä tällainen tilanne on suoraan viivan alle jäävästä tuloksesta pois. Kuulostaako tutulta?

On haasteellista, kun työntekijät ja tiimit eivät ole fyysisesti samoissa paikoissa. Etätöiden määrä on kasvussa ja toimipisteitä voi olla naapuripitäjästä aina maailman toiselle laidalle. Hiljaista tietoa jää piiloon. Tämä asettaa monenlaisia käytännön haasteita projektivetoiselle asiantuntijatyölle. Jos tieto on eri toimipisteissä siellä täällä Exceleissä, kovalevyillä ja muistitikuilla, ei tieto ole kovin luotettavaa. Tässä blogissa kerron neljästä eri keinosta, joilla voi lisätä tiedonkulkua resurssisuunnittelun avulla useiden eri sijaintien välillä.

1. Resursoinnin yleistilanne pitää johdolla tilanteen kirkkaana.

Hyvä tiedonkulku on tärkeää, kun tiimit ja asiantuntijat ovat fyysisesti kaukana toisistaan. Jos yritys haluaa menestyä, täytyy projektityön sujua mutkattomasti. Laskutettavan työn osuus on luonnollisesti tärkeä mittari.

Yleensä on kymmenittäin tai jopa sadoittain irrallisia suunnitelmia Exceleissä tai projektisuunnitelmissa, joista pitäisi sitten saada muodostettua kuva laskutusasteesta. Hyvä ja ajantasainen tiedonkulku kootusti eri toimipisteistä auttaa tehostamaan toimintaa ja pitää koko organisaation kärryillä. Laskutusasteen tarkkailu on tärkeä johtolanka siitä, miten yrityksellä menee.

Mittaristo resursoinnin yleistilanteesta yritysjohdon käyttöön. Laskutusasteen näkee näppärästi yhdellä silmäyksellä.

2. Yhteinen resursointi, yhteiset pelisäännöt.

Mitä jos kaikilla olisi samat pelisäännöt projektityössä? Tällöin vahvin, suostuttelevaisin tai kovaäänisin ei voita kilpailua asiantuntijoista, vaan jokaisella on tasavertainen mahdollisuus saada projekteihinsa työvoimaa. Myös eri toimipisteet ovat tällöin tasaveroisemmassa asemassa. Kunnollisen resurssisuunnittelun ansiosta ei tarvitse enää kailottaa toimiston käytävällä, että ”kuka tulee mun projektiryhmään mukaan?”. Nyt tieto löytyy keskitystä järjestelmästä.

Projektipäälliköille hyvä resursointi tuo tehokkuutta työntekoon. Tällöin ei myöskään käy niin, että avaintekijää aletaan viedä toisaalle projektin ollessa vasta puolivälissä. Projektipäällikkö saa työrauhan ja vakautta projektiryhmään, kun ei tule yllättäviä muutoksia asiantuntijoiden ajankäyttöön.

3. Kiinaa osaava siltainsinööri hakusessa? Osaaminen näkyviin!

Hiljaista tietoa jää piiloon, kun työntekijät eivät ole fyysisesti läsnä. Esimerkiksi rennoissa kahvipöytäkeskusteluissa saatetaan jutella edellisen työpaikan projekteista ja kokemuksista. Kun asiantuntijat ovat etänä, arkinen rupattelu jää vähemmälle – ja tieto kulkee kehnommin. Tällöin saattaa jäädä pimentoon, että toisessa toimipisteessä naapurikaupungissa tai vaikkapa toisella puolella maapalloa on osaamista, jota tarvittaisi juuri nyt.

Esimiehille ja HR:lle on sangen hyödyllistä nähdä asiantuntijoiden osaaminen yhdestä paikasta. Onko meillä kiinan osaajia? Alkaako uusi siltaprojekti? Jos osaamista on, saavat esimiehet sen näppärästi tietoonsa. Jos sitä ei ole, voidaan suunnitella uusia rekrytointeja tai alihankintaa. Työntekijöille voidaan myös tarjota koulutusta sellaisista aiheista, joista on paljon kysyntää. Myös sairaslomalaisen tilalle on helpompi löytää sijainen vaikka toisesta toimipisteestä.

Silverbucketilla on helppoa löytää juuri sopiva osaaminen kuhunkin projektiin – oli kyseessä sitten vaikkapa tietty kieli, suunnitteluohjelma tai ohjelmointikieli.

4. Työrauha asiantuntijalle.

Etänä tai erillään muista työskentelevät haluavat samalla tavalla tietoa omasta työstään kuin muutkin. Kauanko työskentelen vielä tämän projektin kanssa? Mitä teen ensi kuussa? Millaisiin projekteihin minut on buukattu syksyllä?

Hyvä resurssisuunnittelu antaa työrauhaa asiantuntijalle. Kun lähitulevaisuuden projektit näkee yhdellä silmäyksellä, poistuu omaa työtä koskeva epävarmuus. Kukaan ei pääse myöskään vetämään välistä tunteja muihin, resurssisuunnitelmien ulkopuolisiin projekteihin.

Projektit aikajanalla. Työntekijän on helppo havaita yhdellä silmäyksellä omien projektiensa sisältö ja kesto.

Tavoitteena joustavampi projektityö

Silverbucket vastaa täsmällisesti siihen tarpeeseen, mikä projektityötä tekevillä asiantuntijaorganisaatioilla on. Silverbucketissa voi pureutua resurssisuunnitteluun esimerkiksi yksittäisen asiantuntijan, projektin, kokonaisen projektisalkun, osaamisen tai asiakkaan näkökulmasta. Meillä resurssisuunnittelu on koko palvelumme johtotähti.

Hyvä resurssisuunnittelu muuttaa tulevaisuudessa koko projektityötä joustavammaksi. Tiimejä ei asiantuntijatyössä enää niinkään kasata sen mukaan, kuka milläkin toimistolla istuu. Sen sijaan tiimit rakennetaan sillä perusteella, kenellä on sopivin osaaminen – paikasta riippumatta.

Tuomas Mikkola, toimitusjohtaja

Tutustu, miten Silverbucketin resurssisuunnittelulla voidaan tehostaa projektiliiketoimintaa.

← Lue muutkin tarinat miten hoitaa resurssien suunnittelu