8.2.2019

Tiivistelmä: 1000 hengen resursointi

Alussa tieto vaelsi käytävillä

1000 hengen organisaatiossa resursointia tehdään yleensä monella eri tasolla. Tämä kirjoitus on katsaus isohkon organisaation ajan tasalla olevaan resursointitietoon sekä siitä saataviin yritystason hyötyihin. 

Oma henkilöstö laskutettavassa työssä

Esimerkkiyrityksemme tekee pääsääntöisesti tuntilaskuttavaa projektityötä. Kuvan vihreä viiva kuvaa yrityksen oman henkilöstön kapasiteettiä. Se kertoo sen, paljonko henkilöstö normaalin työpäivän puitteissa ehtii maksimissaan tehdä tunteja.

Sininen alue puolestaan kertoo oman henkilöstön varaustilanteen (resursoinnin) laskutettavissa projekteissa. Kuvaajasta nähdään esimerkkiyrityksen laskutusasteen ennuste alueena kapasiteettiin nähden.

Graafi 1_1000 hlö resursointi

Asettamalla henkilöille keskimääräinen laskutusastetavoite nähdään ennuste myös suhteessa asetettuun tavoitteeseen. Keltainen viiva kuvaa laskutusastetavoitetta, jota sininen laskutettavien resursointien alue koettaa organisaation toimin tavoittaa.

Graafi 2_1000 hlö resursointi

Luonnollisesti näkyvyys eteenpäin on riippuvainen projektien kestosta sekä niiden ennustettavuudesta. Projektitoiminnassa pyritään yleensä ennustamaan 4-12 kuukautta eteenpäin.

Esimerkkiorganisaation yritystasolla pyritään siis projektimyynnin, tuntihinnoittelun ja onnistuneen resursoinnin avulla saavuttamaan asetettu laskutusastetavoite. Laskutusasteella esimerkkiyrityksemme elää, maksaa palkat ja laskut sekä säilyttää toimintakykynsä.

Tuntilaskuttavaa projektityötä tekevän organisaation tulisi hengittää näiden resursointikuvaajien tarjoamaa ajantasaista resursointitietoa tehdessään säännöllistä resursointi-, tuotanto- ja myyntiohjausta.

Rahasta työpäiviin

Laskutettavan työn lisäksi 1000 hengen organisaatio muun muassa kehittää itseään, kouluttautuu, valmistelee tuotteita ja palveluita sekä hallinnoi. Kuvaajan tummempi alue kuvaa henkilöstön resursointeja sisäisissä tai ei-laskutettavissa projekteissa.

Graafi3_1000 hlö resursointi

Laskutettavien ja ei-laskutettavien resursointien yhteisalasta saadaan yrityksen käyttöasteen ennuste. Se paljastaa, kuinka kuormitettuna henkilöstö keskimäärin on kapasiteettiinsa nähden.

Laskutusasteen hipoessa käyttöastetta ei henkilöstö suorita muuta kuin laskutettavaa työtä. Tällöin onkin hyvä kysyä, ovatko kouluttautuminen ja kehittäminen yrityksessä tarpeellisella tasolla.

Työpäivien lomaan tarvitaan lomaa

Laskutettavaa työtä ja sisäistä työtä tarvitaan esimerkkiyrityksen toimintaan ja kehittymiseen. Henkilöstön jaksamisen kannalta tarvitaan lisäksi myös lomia ja muita poissaoloja. Poissaolojen resursointi on esimerkkiyrityksellemme tärkeää saatavuusennusteen sekä laskutuspotentiaalin kannalta.

Kuvan vihreä resursointialue kuvaa poissaoloja.

Graafi 4_1000 hlö resursointi

Erityyppisen projektityön ja poissaolojen resursointien yhteisalueesta saadaan yrityksen henkilöstön resursointiasteen ennuste. Kuvaaja kertoo, kuinka henkilöt ovat sidottuina korkealla tasolla yrityksen toimintaan.

Liian suuri ero kapasiteetin ja resursointiasteen välillä on kustannustehottomuutta – tai vaihtoehtoisesti organisaation kyvyttömyyttä tai haluttomuutta resursoinnin ennustamiseen.

Nimittely ei ole rumaa

Projektiresursointia tehtäessä ei ole aina mahdollista nimetä kaikkia projektin henkilöitä. Vaaleanpunainen alue kuvaa yrityksen projektikannan nimeämättömiä roolivarauksia.

Graafi 5_1000 hlö resursointi

Nyt kuvaajan yhteisala viestii resursointitarveasteen ennusteen. Resursointitarveasteella yritys ennustaa pidemmän aikavälin tarpeita sekä viestii akuutteja projektipuutteita.

Resursointitarveasteen ja resursointiasteen välillä pätevät samat lainalaisuudet. Edelleen tavoite pyritään asettamaan siten, että se tarjoaa vaihtoehtoja yllätysten varalle, eikä polta henkilöstöä loppuun.

Resursointitarveaste voi nousta tulevaisuudessa merkittävästikin yli kapasiteetin. Tällöin projektitarpeita on enemmän kuin yrityksessä henkilöstöä. Tarpeeseen voidaan vastata rekrytoimalla ns. tulevia osaajia, käyttämällä alihankintaa tai siirtämällä painopistettä ei-laskutettavista projekteista kohti laskutettavia projekteja.

Mikään ei ole niin epävarmaa kuin epävarma

Yritys pyrkii myymään uusia projekteja jatkuvasti ja prospektiprojektit sekoittavat tietyin todennäköisyyksin resursointipakkaa.

Alla olevassa kuvassa harmaalla alueella näkyvät henkilöille ja nimeämättömille rooleille (sisältäen oman henkilöstön sekä alihankkijat) kohdistetut resursoinnit epävarmoissa projekteissa. Nämä epävarmat resursoinnit lisäksi skaalataan projektin kotiutumisen todennäköisyydellä. Näin isosta prospektimassasta voidaan saada tilastollista lisäinformaatiota tulevaisuuden kapasiteetin riittävyyden ennustamiseen.

Graafi 6_1000 hlö resursointi

Ison yrityksen projektisalkun resursointi on haastavaa ja tärkeitä kysymyksiä on paljon. Oleellista on, että yritys kykenee pitämään resursointitietonsa ajan tasalla, määrittämään tavoitteet projektitoiminnalle sekä ohjaamaan toimintaansa resursointitilanteen ja tavoitteiden kohtaamista ajatellen. Kaiken perustana seisoo onnistunut projektien läpivienti.


Tämä on lyhyt tiivistelmä aiheeseen. 1000 hengen resursointi -oppaan pääset kokonaisuudessaan lataamaan täältä. 

Tilaa uutiskirjeemme