ALUSSA TIETO VAELSI KÄYTÄVILLÄ
1000 hengen organisaatiossa resursointia tehdään yleensä monella eri tasolla. Tämä kirjoitus on katsaus isohkon organisaation ajan tasalla olevaan resursointitietoon sekä siitä saataviin yritystason hyötyihin.
OMA HENKILÖSTÖ LASKUTETTAVASSA TYÖSSÄ
Esimerkkiyrityksemme tekee pääsääntöisesti tuntilaskuttavaa projektityötä. Kuvan vihreä viiva kuvaa yrityksen oman henkilöstön kapasiteettiä. Se kertoo sen, paljonko henkilöstö normaalin työpäivän puitteissa ehtii maksimissaan tehdä tunteja.
Sininen alue puolestaan kertoo oman henkilöstön varaustilanteen (resursoinnin) laskutettavissa projekteissa. Kuvaajasta nähdään esimerkkiyrityksen laskutusasteen ennuste alueena kapasiteettiin nähden.
Asettamalla henkilöille keskimääräinen laskutusastetavoite nähdään ennuste myös suhteessa asetettuun tavoitteeseen. Keltainen viiva kuvaa laskutusastetavoitetta, jota sininen laskutettavien resursointien alue koettaa organisaation toimin tavoittaa.
Luonnollisesti näkyvyys eteenpäin on riippuvainen projektien kestosta sekä niiden ennustettavuudesta. Projektitoiminnassa pyritään yleensä ennustamaan 4-12 kuukautta eteenpäin ja tällöin on tärkeää, että resurssisuunnitelu on tehty myös vastaavalle ajanjaksolle.
Esimerkkiorganisaation yritystasolla pyritään siis projektimyynnin, tuntihinnoittelun ja onnistuneen resursurssisuunnittelun avulla saavuttamaan asetettu laskutusastetavoite. Laskutusasteella esimerkkiyrityksemme elää, maksaa palkat ja laskut sekä säilyttää toimintakykynsä.
Tuntilaskuttavaa projektityötä tekevän organisaation tulisi hengittää näiden resursointikuvaajien tarjoamaa ajantasaista resursointitietoa tehdessään säännöllistä resursointi-, tuotanto- ja myyntiohjausta.
RAHASTA TYÖPÄIVIIN
Laskutettavan työn lisäksi 1000 hengen organisaatio muun muassa kehittää itseään, kouluttautuu, valmistelee tuotteita ja palveluita sekä hallinnoi. Kuvaajan tummempi alue kuvaa henkilöstön resurssisuunnitelmaa sisäisissä tai ei-laskutettavissa projekteissa.
Laskutettavien ja ei-laskutettavien projektien resursointien yhteisalasta saadaan yrityksen käyttöasteen ennuste. Se paljastaa, kuinka kuormitettuna henkilöstö keskimäärin on kapasiteettiinsa nähden.
Laskutusasteen hipoessa käyttöastetta ei henkilöstö suorita muuta kuin laskutettavaa työtä. Tällöin onkin hyvä kysyä, ovatko kouluttautuminen ja kehittäminen yrityksessä tarpeellisella tasolla.
TYÖPÄIVIEN LOMAAN TARVITAAN LOMAA
Laskutettavaa työtä ja sisäistä työtä tarvitaan esimerkkiyrityksen toimintaan ja kehittymiseen. Henkilöstön jaksamisen kannalta tarvitaan lisäksi myös lomia ja muita poissaoloja. Poissaolojen resurssisuunnittelu on esimerkkiyrityksellemme tärkeää saatavuusennusteen sekä laskutuspotentiaalin kannalta.
Kuvan vihreä resursointialue kuvaa poissaoloja.
Erityyppisen projektityön ja poissaolojen resursointien yhteisalueesta saadaan yrityksen henkilöstön resursointiasteen ennuste. Kuvaaja kertoo, kuinka henkilöt ovat sidottuina korkealla tasolla yrityksen toimintaan.
Liian suuri ero kapasiteetin ja resursointiasteen välillä on kustannustehottomuutta – tai vaihtoehtoisesti organisaation kyvyttömyyttä tai haluttomuutta resursoinnin ennustamiseen. Hyvän resurssisuunnittelun avulla huomataan nämä epäkohdat ja niihin voidaan reagoida tarpeeksi aikaisessa vaiheessa.
NIMITTELY EI OLE RUMAA
Projektiresursointia tehtäessä ei ole aina mahdollista nimetä kaikkia projektin henkilöitä. Vaaleanpunainen alue kuvaa yrityksen projektikannan nimeämättömiä roolivarauksia.
Nyt kuvaajan yhteisala viestii resursointitarveasteen ennusteen. Resursointitarveasteella yritys ennustaa pidemmän aikavälin tarpeita sekä viestii akuutteja projektipuutteita.
Resursointitarveasteen ja resursointiasteen välillä pätevät samat lainalaisuudet. Edelleen tavoite pyritään asettamaan siten, että se tarjoaa vaihtoehtoja yllätysten varalle, eikä polta henkilöstöä loppuun.
Resursointitarveaste voi nousta tulevaisuudessa merkittävästikin yli kapasiteetin. Tällöin projektitarpeita on enemmän kuin yrityksessä henkilöstöä. Tarpeeseen voidaan vastata rekrytoimalla ns. tulevia osaajia, käyttämällä alihankintaa tai siirtämällä painopistettä ei-laskutettavista projekteista kohti laskutettavia projekteja.
MIKÄÄN EI OLE NIIN EPÄVARMAA KUIN EPÄVARMUUS
Yritys pyrkii myymään uusia projekteja jatkuvasti ja prospektiprojektit sekoittavat tietyin todennäköisyyksin resursointipakkaa.
Alla olevassa kuvassa harmaalla alueella näkyvät henkilöille ja nimeämättömille rooleille (sisältäen oman henkilöstön sekä alihankkijat) kohdistetut resursoinnit epävarmoissa projekteissa. Nämä epävarmat resursoinnit lisäksi skaalataan projektin kotiutumisen todennäköisyydellä. Näin isosta prospektimassasta voidaan saada tilastollista lisäinformaatiota tulevaisuuden kapasiteetin riittävyyden ennustamiseen.
Ison yrityksen resurssisuunnittelu on haastavaa ja tärkeitä kysymyksiä on paljon. Oleellista on, että yritys kykenee pitämään resurssisuunnitelman ajan tasalla, määrittämään tavoitteet projektitoiminnalle sekä ohjaamaan toimintaansa resursointitilanteen ja tavoitteiden kohtaamista ajatellen. Kaiken perustana seisoo onnistunut projektien läpivienti.
Miksi yrityksen sitten kannatta panostaa resurssisuunnitteluun? Tietenkin siksi, että projektit saataisiin kannattavimmiksi ja työntekijät pysyisivät tyytyväisempinä, koska heidän työkuormansa on mahdollisimman optimaalinen. Näin saavutetaan projekteille myös korkeampi laskutusaste, mikä onkin resurssisuunnittelun yksi tavoitteista.
