Resurssien suunnittelu

Tulevaisuuden ennustamista myös poikkeustilanteessa

Reija Tulasalo
Myynti ja markkinointi

Resursointi luo monelle yritykselle päänvaivaa jo tavallisessakin arjessa. Mistä löytää juuri sopivaa osaamista oikealla hetkellä tiettyyn projektiin? Kun poikkeustilanne iskee – työpaikalla tai yhteiskunnassa laajemmin – korostuu resursoinnin merkitys entisestään.


Korona-aikana työnteko on mullistunut monessa yrityksessä. Koronan aiheuttama etätyömullistus on hyvä esimerkki poikkeustilanteesta – ihmiset hajautuivat ja siirtyivät koteihinsa tekemään työtä hyvin lyhyellä varoitusajalla. Näppärän työkalun merkitys korostuu poikkeustilanteessa – oli kyse sitten sähköpostista, pikaviestinnästä tai resursoinnista.

Jos lomauttaa tarvitsee – tee se tietoon perustuen

Jokainen lomautus on tragedia. Yritykset eivät lomauta työntekijöitään kiusallaan. Lomautukset voi kuitenkin tehdä faktoihin perustuen ja suunnitellusti. Nyt korona-aikaan lomautuksilta ei ole voinut välttyä monissakaan yrityksissä.

Lomautus jo sinällään erittäin ikävää ja se aiheuttaa uudelleenjärjestelyitä. Lisähaastetta tulee, kun työntekijät ripotellaan kotitoimistoihin. Tällöin on jo todella monta asiaa, mitkä sekoittavat tilannetta – ja lisäävät haasteita kaikille osapuolille sen suhteen, miten työt saadaan tehtyä. Lomautustenkin aikaan projektit rullaavat eteenpäin – on asiakkaita, on projekteja, on aikatauluja, on ihmisiä. Suurin muutos on se, että täytyy tehdä uudelleenresursointi.


Lomautusten aikaan on tärkeää pitää huolta myös siitä, että töissä olevat eivät saa kohtuutonta kuormitusta osakseen. Resursointityökalun avulla voidaan varmistaa, että töissä olevat jaksavat ja että työmäärä on sopiva. Hyvällä resursointityökalulla voidaan reagoida tulevaan myös tiukassa tilanteessa; jos tilauskirjat ammottavat tyhjinä muutaman kuukauden päähän, saattaa olla edessä lomautukset. Työkalusta näkyy armotta se, että lisää töitä, myyntiä ja projekteja tarvitaan. Käyttöastetta ei tarvitse arvailla, vaan se tiedetään varmuudella.

Toimiva resursointi myös myönteisissä mullistuksissa

Poikkeustilanteet eivät aina välttämättä ole negatiivisia. Esimerkiksi kahden yrityksen fuusio saattaa olla erittäin toivottu asia, mutta resursseja ja projekteja täytyy myös silloin järjestellä uudestaan. Toivotuistakin fuusioista syntyy yleensä vähäksi aikaa tietynlaista epäselkeyttä.


Yhtäkkiä yrityksessä onkin töissä uusia ihmisiä, joiden olemassaolosta ei ole tiedettykään aikaisemmin. Ihmiset ovat avainasemassa tässä kaikessa. Miten elämme uudessa tilanteessa, jossa ihmisiä on enemmän tai vähemmän? Resursointityökalu tarjoaa esimerkiksi fuusiotilanteissa faktatietoa uudelle johdolle siitä, miltä uusi yritys ja uusien asiantuntijoiden osaaminen näyttää.

Millä lailla resursointi muuttuu poikkeustilanteessa?

Sinällään resursoinnin tekeminen ei oikeastaan muutu poikkeustilanteessa. Hyvässä resursoinnissa on kaikkina aikoina selkeät prosessit, tutut toimintatavat ja selkeä sykli. On olemassa yhteiset pelisäännöt, joita noudatetaan. Tulevaisuuteen on helppo nähdä, kun kaikki tieto on ajan tasalla ja samassa paikassa.


Poikkeusaikojen resursointiin voi varautua myös etukäteen. Jos resursointi on näppärää ja ketterää normaaleissa olosuhteissa, voidaan poikkeusaikoihinkin varautua paremmin. Pohjan täytyy olla kunnossa. Jos resurssisuunnittelun perustyötä ei kuitenkaan ole tehty kunnolla, ja asiantuntijat ja tiimien vetäjät ovat vielä fyysisesti eri paikoissa, viestintä hankaloituu aika tavalla. On eri asia jutella kollegoiden kanssa kahvihuoneessa ja rupatella projektien etenemisestä. Kun viestintä vähenee, tiedonkulku hankaloituu. Parasta varautumista poikkeustilanteissa resursointiin on siis se, että pohjatyö on tehty huolella ja tieto on läpinäkyvästi samassa paikassa.

Loppujen lopuksi kyse on siitä, miten yrityksessä pystytään ennustamaan tulevaa. Miltä maailma ja projektit näyttävät tulevaisuudessa? Onko töitä liikaa vai onko niitä liian vähän? Selvää on se, että hyvän resursointityökalun merkitys vain kasvaa poikkeusaikana – sen olemme totisesti viime kuukausina asiakkailtamme nähneet.

Silverbucket on paras resurssienhallintatyökalu projektiliiketoimintaan.

Ota yhteyttä niin kerromme lisää!

Lue lisää uutisia ja kirjoituksia

Liity +25 000 tyytyväisen Silverbucket-käyttäjän joukkoon

Valitse paras työkalu projektien resursointiin.

Et tarvitse luottokorttia

Pääset heti kokeilemaan.