Arno De Ryst johtaa LINK Arkitekturin digitaalista kehitystä Ruotsissa. LINK Arkitektur otti Silverbucketin käyttöön noin vuosi sitten, ja siitä saakka Arno on saanut todistaa, miten positiivinen vaikutus Silverbucketilla on ollut etenkin yrityksen tehokkuuteen. Ennen Silverbucketia LINK Arkitektur kamppaili erilaisten Excel-taulukoiden kanssa. Seitsemän eri toimiston yhteinen resursointi oli hajallista ja aikaa vievää. Ihmisillä ei ollut käsitystä toistensa projekteista.
Tehokasta resursointia yksiköiden välillä
Arkkitehtitoimisto LINK Arkitektur toimii kaikenlaisten alansa projektien parissa niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla. Projektien koko voi vaihdella lyhyistä kahden hengen projekteista vuosia kestäviin ja kymmeniä henkilöitä työllistäviin projekteihin. Erityisesti taloudellisesti haastavina aikoina on elintärkeää varmistaa, että yrityksen resurssit on käytetty mahdollisimman tehokkaasti ja hyvin. Siinä Silverbucket on suureksi avuksi, sanoo Arno De Ryst.
Seitsemän toimiston resursointi Excel-taulukoiden avulla oli vaikeaa erityisesti siksi, että LINK Arkitektur tekee ristiin resursointia eri yksiköiden ja toimistojen välillä. Aiemmin tilanteessa, jossa yksi toimisto halusi lainata toisen toimiston henkilöstöä, lähetettiin asiasta kysely sähköpostilla ja verrattiin taulukoita. Tähän tietysti kului aikaa ja voimavaroja.
Kätevä kokonaiskuva yrityksestä
"Olemme enemmän kuin tyytyväisiä siihen, miten Silverbucket on ratkaissut resursointiongelmamme."
Arno sanoo ja kertoo, että bonuksena Silverbucket on ratkaissut muitakin haasteita, joita LINK Arkitekturin henkilöstöllä aiemmin oli. Aiemmin he joutuivat esimerkiksi kirjoittamaan paljon raportteja töiden jakautumisesta ja henkilöstön varauksista. Kaikilla seitsemällä toimistolla oli omat Excelinsä ihmisistä ja projekteista. Lisäksi toimistoilla oli myös Excel-taulukot myyntivaiheen projekteista. Kaikki nämä tiedot oli raportoitava. "Nyt sen sijaan syötämme nuo kaikki tiedot Silverbucketiin ja näemme tuloksen reaaliaikaisesti yhdestä paikasta. Silverbucket auttaa myös projektien seurannassa ja antaa näkymän yrityksestä kokonaisuutena. Näemme sekä menneen että tulevan samasta työkalusta." Arno sanoo.
Täysi hyöty erityisosaamisesta
LINK Arkitekturilla ristiinresursoidaan henkilöstöä organisaation kaikilla tasoilla seitsemän toimiston välillä. Osalla henkilöstöstä on harvinaista erityisosaamista, jota on hyvin vaikea löytää. Teknisen dokumentoinnin taitavat ihmiset ovat esimerkki tästä. Kun työtä on paljon, on tärkeää varmistaa, että tämä erityisosaaminen on käytössä niin tehokkaasti kuin mahdollista. "Meillä on Silverbucketissa erikseen henkilöryhmät näille erityisosaajille, joten näemme helposti läpi organisaation, kenellä on osaamista, kenellä on turhan paljon työtä ja kuka voisi auttaa.", Arno kuvaa.
"Meitä auttaa suuresti se, että näemme heti, jos joku toimistoistamme tarvitsee tukea. Taloudellisesti haastavina aikoina siitä, että näemme Silverbucketin graafeista nousut ja laskut, on paljon hyötyä. Resursointiratkaisu voi myös auttaa ihmisiä muistamaan, että myynnin pitää jatkua, jotta pysymme työllistettyinä.
Parempi data tekee meistä paremman yrityksen." Arno summaa.
Tiivistä yhteistyötä
Arno De Rystin mukaan Silverbucketin käyttöönotto LINK Arkitekturilla sujui mutkattomasti. "Kaikki olivat aika lailla kyllästyneet Exceleihin. Yrityksenä ymmärsimme, että meidän oli tehtävä jotain tehokkuuden, tulosten ja yhteistyön parantamiseksi", hän muistelee ja jatkaa, että
"Silverbucket on juuri se työkalu, joka teki meistä aiempaakin paremmin yhteen toimivan tiimin".
Allokoinnin ja projektien osalta Silverbucketin käyttöönotto oli nopea. Toki ajattelutavan muutos ja yksityiskohtaisempi työkalun ymmärtäminen on ottanut vähän enemmän aikaa. "Olemme erittäin tyytyväisiä Silverbucketiin.
En kaipaa Exceleistä mitään", Arno tiivistää.
Resurssit ja budjetti samassa työkalussa
Arno sanoo pitävänsä Silverbucketissa eniten siitä, että se näyttää varausten ja toteuman summan. "Pidän erityisesti myös siitä, että voimme koota projektien koko talouden Silverbucketiin: Eli pystymme seuraamaan budjettia. Resurssit ja budjetti liittyvät tiiviisti toisiinsa, joten tämän kokonaisuuden seuraaminen on olennaista. Sillä, miten resursoimme, on suora vaikutus budjettiin ja koko projektin taloudelliseen onnistumiseen." Arno muotoilee. Yrityksenä LINK Arkitekturilla ollaan ilahtuneita siitä huomiosta, että heillä suunnitelmien ja toteumien käyrät seuraavat pitkälti toisiaan. Eli he ovat suunnitelleet projektinsa varsin onnistuneesti. Arno sanoo, että on hyvin käytännöllistä, kun nämä kaikki tiedot löytyvät yhdestä järjestelmästä. Silverbucket on lisäksi opettavainen työkalu LINK Arkitekturin projektipäälliköille.
Yllättävä lisäetu
Silverbucket on siis tuonut paljon kaivattua tehokkuutta LINK Arkitekturin resursointiin. "Kun otimme Silverbucketin käyttöön, työkalu oli lähinnä varauksia ja resurssien suunnittelua varten. Se, miten hyvin projektien taloudellista toteutumista voi seurata Silverbucketissa, tuli minulle iloisena yllätyksenä.", Arno sanoo ja kertoo, että LINK Arkitekturille oli ollut haastavaa löytää työkalu, joka auttaisi projektien seurannassa heidän toivomallaan tavalla.
"Silverbucket osoittautui juuri sellaiseksi työkaluksi, mistä unelmoimme resursoinnin ja budjetin yhdistämiseksi."
Silverbucket helpottaa elämää
"Silverbucket on tehnyt resursointipalavereistamme helpompia, koska meillä on kaikki tiedot ja graafit suoraan silmiemme edessä. Silverbucketin avulla olemme säästäneet paljon aikaa. Ja käytämme aikamme tehokkaammin kuin ennen", Arno kertaa. "Tiedämme, milloin projektit valmistuvat ja voimme allokoida ihmiset projekteille helposti. Kun seuraamme myös suunnitelmien toteutumista, huomaamme jos projektilla jotakin pitää muokata." hän sanoo.
Arno kehuu, että "Silverbucketilla resursointi on kuin lomailua.
Se on kuin hauska peli, jossa palasia sovitellaan yhteen ja saadaan graafi toimimaan. Silverbucketissa näkyy selvästi, jos jollakulla on liikaa tai liian vähän työtä.
Silverbucket on tehostanut toimintaamme ja helpottanut resursointia eri toimistojen välillä on vielä enemmän kuin uskalsimme toivoakaan", Arno lopettaa.
.jpeg)
