Muutama vuosi sitten WSP Tanskassa projektien resursointi hoidettiin erilaisin taulukoin ja Excelein, joihin henkilökunta päivitti omat työtuntinsa. Tärkeä, mutta tuohon aikaan vielä puuttuva asia, oli kokonaiskuva henkilöiden ja projektien välisestä linkityksestä. WSP:llä huomattiin, että Silverbucketin avulla tämä tärkeä näkymä voidaan saavuttaa.
WSP on maailmanlaajuinen, eri osaamisaloja yhdistelevä suunnittelu- ja konsultointiyritys, joka luo kestävää tulevaisuuden elinympäristöä. WSP Tanska työskentelee kaikenlaisten projektien parissa kolmessa liiketoimintayksikössä. WSP Tanskan resurssien hallinnasta kertoo Lasse Wilms, jonka titteli WSP:llä on Head of BIM and ICT.
"Silverbucketia käyttöön otettaessa tavoite oli yksinkertaisesti nostaa projektien resursointi paremmalle tasolle sekä nostaa käyttöastetta", sanoo Lasse.
Yleisesti haluttiin helpottaa viikottaista työkuormaa taulukoiden kanssa ja saada näkyvyys projektien ja henkilöstön suhteeseen samassa tietokannassa. "Toivoimme myös löytävämme ratkaisun, joka ei tekisi liikaa asioita", sanoo Lasse ja jatkaa "emme tarvinneet yksityiskohtaista tietoa ja olenkin iloinen siitä, että Silverbucket on pidetty sopivan simppelinä". Lassen mielestä projektien ja ihmisten välinen yhteys on Silverbucketin paras etu. Tämä tieto on tärkeää saada näkyväksi, jotta voidaan tehdä tarkempaa resurssisuunnittelua ja ennustaa paremmin tulevaisuutta. Näin liiketoiminta pysyy virkeänä, Lasse miettii.
WSP Tanska otti Silverbucketin käyttöön ensin yhdessä liiketoimintayksikössään ja aluksi sitä käytettiin yksinään resurssien suunnitteluun. Lasse kertoo, että alusta asti suunnitelmissa oli kuitenkin integrointi WSP:n käyttämään ERP-järjestelmään, Vismaan. Noin vuotta myöhemmin, kun tuo integraatiokin oli saatu kunnolla käyntiin, ja kun ensimmäisen liiketoimintayksikön osalta resursointi Silverbucketilla sujui hyvin, päätettiin Silverbucket ottaa laajalti käyttöön resursointityökaluna WSP Tanskan koko organisaatiossa.
Lasse Wilms, joka on johtanut Silverbucketin käyttöönottoa WSP:llä, kertoo että matkan varrella yhtiössä on laajennettu Silverbucketin käyttötarkoitusta. Tuotantoprojektien lisäksi WSP Tanskassa tuodaan nyt Silverbucketiin myös suunnitteilla olevat tarjousvaiheen projektit. Lasse selittää, että Silverbucketin tiedoista kootaan pohja koko tarjouskilpailuun osallistumiselle. Yhtiössä päätettiin hiljattain tuoda myös henkilöstön osaamiset Silverbucketiin. Lassen mukaan suunnitelmissa on mahdollistaa tarvittavien kompetenssien näkyvyys niiden ja hakeminen WSP:n resursseista.
WSP Tanska on kehittänyt prosessin, jossa yleisesti ottaen projektipäälliköt voivat lisätä ja muokata projektin resurssien allokaatioita. Aiemmin WSP:n resursointiin käyttämiin Excel-taulukoihin henkilöstö lisäsi itse omat allokaationsa. Uuden toimintatavan sisäänajo ei tietenkään ole aina helppoa. Kuitenkin, projektin hallinnan näkökulmasta, Lasse näkee tämän muutoksen olevan oikea, koska projektipäälliköillä pitäisi olla kontrolli ja taloudellinen vastuu projekteistaan. "Tämä asettaa hieman aeimpaa enemmän painetta projektipäälliköille ja enemmän vastuuta hallita projekteja. Projektin kokonaisnäkymä Silverbucketissa myös auttaa projektipäälliköitä näkemään, jos projektisuunnittelussa on parantamisen varaa", muotoilee Lasse. Lasse korostaa, että Silverbucketin ei ole tarkoitus korvata kommunikaatiota, vaan päinvastoin: Silverbucket on ratkaisu, joka auttaa ihmisiä kommunikoimaan paremmin, kun he haluavat samat resurssit projekteilleen. Mahdolliset resurssien hallinnan haasteet WSP Tanska käsittelee viikottaisessa resursointipalaverissa Silverbucketia apuna käyttäen.
"Käytämme Silverbucketia kautta koko organisaation aina ylimmästä johdosta työntekijätasolle", Lasse Wilms sanoo.
WSP Tanskalle Silverbucket ei ole vain projektipäälliköiden työkalu. Myös ylin johto hyötyy Silverbucketista. Erityisesti tarjousvaiheessa olevien projektien osalta ideana on saada johdolle Ruotsissa ja Kanadassa kokonaiskuva resursointitilanteesta. Nämä Silvebucketin resursointitiedot integroidaan PowerBI -järjestelmään ja niitä käytetään ennustamiseen ja raportointiin.
Lasse Wilms kuvailee Silverbucketia erittäin helposti lähestyttäväksi työkaluksi. "Vakiona Silverbucket on hyvin intuitiivinen ja helppo käyttää. Vain minuuteissa ihmiset saadaan sisään Silverbucketiin ja ymmärtämään, miten se toimii", hän sanoo. Tottakai integraatio ERP:n kanssa hiukan mutkistaa asioita toisinaan. Kaikkein tärkeintä käyttöönottovaiheessa on saada henkilöstö oikeasti käyttämään Silverbucketia. Lasse toteaa, että "uusi järjestelmä ei auta, jos tietoja ei tuoda sinne". Hänen mukaansa on olemassa pieniä tärkeitä tärppejä, jotka projektipäälliköiden kannattaa opetella, kuten: "Kun tarkastelet projektia, näet projektin resurssisuunnittelun. Ja vain klikkaamalla oikeaa painiketta näet henkilölle allokoidut tunnit."
Silverbucketin avulla WSP Tanska on saavuttanut sen tietoisuuden, jota he tavoittelivat projekteista ja näkymän pidemmälle tulevaisuuteen.
He näkevät nyt karkeasti kuukautta etukäteen, mikäli projekteilla on tulossa haasteita resurssienhallinnassa. Tätä tärkeää näkymää heillä ei ollut saatavilla aiemmin. Myös WSP Tanskan käyttöaste on noussut. Sitä on toki vaikeaa mitata, onko käyttöasteen nousu vain Silverbucketin ansiota. Luultavasti se on monen tekijän summa.
"Kun saamme tuoduksi myös tarjousvaiheen projektit Silverbucketiin, se antaa henkilöstöllemme entistä paremman kuvan tulevaisuudesta, koska he voivat nähdä, mitä on odotettavissa myös myyntiputkessa olevien projektien osalta", Lasse kertoo ja lisää, että tämä näkyvyys antaa henkilöstölle turvallisuuden tuntua ja on siksi tärkeä etu yritykselle. Lasse jatkaa "usein isommissa organisaatioissa työntekijätason ihmiset eivät pääse osallisiksi tarjousvaiheen projektien tarkasteluun".
WSP Tanskan ensimmäinen Silverbucketin käyttöön ottanut yksikkö on toiminut WSP:llä sisäisesti rohkaisevana esimerkkinä projektien resurssien hallinnasta ja Silverbucketin hyödyllisyydestä. Muut yksiköt seurasivat alkuun sivusta projektien resursointia Silverbucketilla, totesivat sen näyttävän hyvältä ja haluavat nyt osaksi tätä prosessia, kertoo Lasse Wilms.
WSP haluaa pitää työntekijänsä yrityksessä ja ylläpitää työympäristön hyvinvointia. Tuottavuus on luonnollisesti olennaista mille tahansa yritykselle. Lasse Wilmsin mukaan "keskeinen avainasia on suunnitella resurssit kunnolla, jotta voidaan tehdä tervettä liiketoimintaa ja pitää työympäristö hyvänä". WSP haluaa myös vaikuttaa kansainvälisesti ympäristöasioissa. Vain ylläpitämällä elinvoimaista liiketoimintaa ja suunnittelemalla toimintaansa oikein yritys voi aidosti vaikuttaa maailmaan, Lasse lopettaa.
