”Eri tahot, kuten aluejohtajat, osastojen ja yksiköiden päälliköt, pystyvät saman tien katsomaan resurssitilanteet, jolloin he tietävät tarkalleen missä mennään. Samalla on tarjolla läpinäkyvyyttä yli yksikkö- ja osastorajojen.”
Timo Pekkinen, Sweco
Sweco Finland ja Silverbucket Oy ovat tehneet puitesopimuksen Silverbucketin projektisalkun resursointijärjestelmän käytöstä. Silverbucket on ollut Swecolla käytössä jo vuoden 2014 alusta, ja palvelun käyttö on vuosi vuodelta laajentunut.
Ennen Silverbucketia Swecolla oli käytössä runsaasti erilaisia ratkaisuja resurssisuunnittelun tukena. Niiden avulla tarvittavien yhteenvetojen tekeminen ei kuitenkaan ollut kovin helppoa, joten vaihtoehtoiset resursointiratkaisut kiinnostivat. Swecolla teknologiajohtajana toimivan Timo Pekkisen mukaan Silverbucketilla pystytään hallinnoimaan resursointia aivan eri tavalla. Silverbucket onkin myötävaikuttanut Swecon työskentely- ja toimintatapoihin erittäin positiivisesti.
Kokonaisvaltaisesti tehokkaampaa resurssienhallintaa
Silverbucketin tarjoamat merkittävimmät hyödyt Swecolle ovat olleet resursointiongelmien helpompi tunnistaminen sekä läpinäkyvyyden ja ennustettavuuden parantaminen. Tiedon ollessa aina ajan tasalla eri tahot, kuten aluejohtajat, osastojen ja yksiköiden päälliköt, pystyvät saman tien katsomaan resurssitilanteen, jolloin he tietävät tarkalleen missä mennään. Samalla on saavutettu läpinäkyvyyttä yli yksikkö- ja osastorajojen. Silverbucketin avulla resursointiongelmat on helppo löytää, tunnistaen missä vaiheessa henkilöiden kuormitukset alkavat nousemaan tai laskemaan kriittisesti. Tämä auttaa ennakoinnissa ja reagoinnissa.
Lisäksi, kun resursointia on tehty pitkällä aikajänteellä, Silverbucketin avulla Sweco pystyy tarjoamaan omille asiakkailleen tärkeää informaatiota tuntipohjaisten projektien kokonaisarviosta. Tilaajat ovat olleet erittäin iloisia, kun heille ollaan pystytty näyttämään Silverbucketista saatava projektin S-käyrä, joka tuo menneisyyden tuntitoteuman sekä tulevaisuuden resursointivarauksen yhteen kuvaajaan.
Swecon parhaat Silverbucket-käytännöt
Swecolla resursointia tekevät mm. osasto- ja projektipäälliköt, ja Silverbucketia hyödynnetään monipuolisesti. Pääasiassa resursoinnista ovat vastuussa osastopäälliköt, mutta myös projektipäälliköt voivat tehdä resursointia yhteistyössä osastopäälliköiden kanssa. Kaikki henkilöt voivat myös tehdä itselleen varauksia lomille ja koulutuksille omatoimisesti. Sweco on tehnyt yhteiset säännöt, kuinka Silverbucketia käytetään organisaation sisällä.
Silverbucket tarjoaa monipuolisia näkymiä, joita Sweco hyödyntää erinomaisesti erilaisissa resursointipalavereissa, joissa käydään tilanne läpi. Vähintään kerran kuussa osastopäällikkö käy oman henkilöstönsä kanssa heidän tilannetta läpi. Tämän lisäksi kerran kahdessa viikossa on yksikköpalaveri, jota varten osastopäälliköt päivittävät aina resursointitilanteen. Näin saadaan näkyvyys ja tilannekatsaus myös yksikkötasolla helposti esiin. Laajennettu johtoryhmä kokoontuu kerran kuussa katsomaan resursoinnin kokonaiskuvaa, ja alempien tasojen johtajat käyvät joka maanantai työtilanteet läpi. Swecon tavoite on saada resursointisuunnitelmat tehtyä mahdollisimman pitkälle niin, että ennustettavuus paranee entisestään ja mahdolliset yli- ja alikuormitustilanteet on helpompi tunnistaa ajoissa.
Silverbucketin avulla Sweco on kyennyt tunnistamaan paremmin henkilöiden aidot kapasiteetit huomioimalla kaikki henkilöiden aikaa vievät työt. Lisäksi Sweco käyttää Silverbucketissa virtuaaliprojekteja, joilla hallinnoidaan pieniä, alle viikon mittaisia töitä. Tilanteessa jossa tällaista työtä on paljon lomittain, virtuaaliprojekti on kätevä tapa hallita kokonaisuutta.
Rikastuttavaa yhteistyötä
Timo Pekkinen kertoo, että Silverbucketin tukipalvelusta on saanut tarvittaessa apua todella nopeasti. Lisäksi Silverbucket saa kiitosta siitä, että asiakastoiveet otetaan huomioon ja niitä pyritään huomioimaan tuotekehityksessä. Sweco kokee, että heidän kehitystoiveitaan on kuunneltu ja huomioitu hyvin.
Silverbucket lanseerasi maaliskuussa täysin uudistuneen tuoteversion, jonka myötä palvelun käyttöliittymä koki suuren muodonmuutoksen ja mukana tuli myös uusia toiminnallisuuksia. Pekkinen kehuu uudistunutta Silverbucketia ja sanoo, että uusi käyttöliittymä oli äärimmäisen helppo omaksua ja ottaa käyttöön. Erityisiä kehuja sai mm. uusi pikaresursointitoiminto.
SWECO FINLAND
Sweco Finland on rakennetun ympäristön ja teollisuuden asiantuntijayritys. Tuotamme asiakkaillemme insinöörien, arkkitehtien ja ympäristöasiantuntijoiden yhteistyönä laadukkaita ja kannattavia ratkaisuja, jotka edistävät yhteiskunnan kestävää kehitystä.
Sweco Finland on osa kansainvälistä Sweco-konsernia. Kaikkiaan 14 500 swecolaisesta lähes 2000 työskentelee Suomessa.
Lisätietoja:
Silverbucket Oy, Tuomas Mikkola
tuomas.mikkola@silverbucket.com, +358 40 719 2923
Sweco, teknologiajohtaja Timo Pekkinen
timo.pekkinen@sweco.fi, +358 41 5336 006
