Resurssien suunnittelu

3 yleisintä ongelmaa, joiden kanssa asiakkaamme painiskelevat resursoinnin kanssa

Juuso Pitkänen
Support Specialist

On ilo nähdä asiakastuessamme, miten monenlaisia asioita asiakkaamme Silverbucketin käytöstä kysyvät. Kysymykset laidasta laitaan ovat hyvä juttu, koska se tarkoittaa, että työkalua oikeasti käytetään sangen laajasti. Jotkin pulmat ratkeavat vain muutamissa minuuteissa, jotkin saattavat vaatia pidempää ja syvällisempää selvittelyä. Tietyt asiat toistuvat asiakkaidemme yhteydenotoissa kuukaudesta toiseen. Käyn seuraavaksi läpi resursointipulmista tyypillisimmät – ja kerron samalla, miten Silverbucket vastaa niihin.

1. Onko oikeilla ihmisillä pääsy oikeaan tietoon?

Järkevä resursointi edellyttää, että oikeilla ihmisillä on oikeat käyttöoikeudet.

Perinteisessä Excel-resursoinnissa pitää yksi tiedosto kerrallaan määritellä näkyvyyksiä ja oikeuksia, mikä voi olla toistuva ja rasittava prosessi. Silverbucketissa tämä saadaan toimimaan näppärämmin automaattisesti. Työkalussa on mahdollisuus rakentaa erittäin monenlaisia käyttäjäoikeuksia – oli kyseessä sitten jättiyritys tai pienempi yritys.


Tukeen meille tulee paljon yhteydenottoja koskien tietojen läpinäkyvyyttä. Joku ei välttämättä näe tiettyä asiaa tai tiettyä henkilöä projektissa. Tällöin ei välttämättä pysytä oikein kartalla, että mitä työkaverit tekevät ja kuka on missäkin projektissa. Tässä on myös eroa yritysten koon suhteen: pienemmällä yrityksellä käyttöoikeuksia saattaa olla hyvin laajastikin, kun taas isommilla yrityksillä käyttöoikeudet on hyvin tarkasti määritelty.


Meillä on valtava määrä kokemusta siitä, millaiset käyttöoikeudet palvelevat mahdollisimman hyvin liiketoimintaa – ja näissä resursointigurumme aina auttavatkin työkalun käyttöönoton yhteydessä. Osaamme kysyä uusilta asiakkailta oikeat kysymykset käyttöönottovaiheessa. Joskus toki tilanteetkin muuttuvat, jolloin käyttöoikeuksienkin pitää muuttua. Jokaiselle asiakkaalle olemme kuitenkin löytäneet mieluisan käyttöoikeusmallin.

2. Miten voimme entisestään tehostaa toimintaamme?

Jos asiakas ei heti alussa ota käyttöön parhaiten tarpeeseensa sopivia ominaisuuksia resursointityökalusta, se saattaa hankaloittaa suunnittelua myöhemmässä vaiheessa. Tämä saattaa ilmetä erityisesti uusilla asiakkailla.  Asioihin saatetaan havahtua vasta jopa kuukausia myöhemmin.


Eräs mahtavimmista palautteista mitä asiakkailta voi saada on se, että ”tämä toiminnallisuus nopeuttaa meidän työntekoamme huomattavasti”. Yritys on saattanut aiemmin kipuilla vaikkapa sen suhteen, miten löytää parhaat mahdolliset asiantuntijat eri projekteihin. He ovat saattaneet resursoida hieman mututuntumalla, eikä työntekijöiden todellisesta osaamisesta ole tietoa yhdessä paikassa. Kun he sitten ottavat Silverbucketissa osaamisen kartoittamisen käyttöön, he ymmärtävät sen arvon. Se on hieno tunne, kun saamme asiakkaalta heidän työtaakkaansa helpotettua.


Eräällä asiakkaalla oli tarve helpottaa projektipäälliköiden päivittäistä taakkaa näyttämällä enemmän tietoa projekteista. Hyödyllistä tietoa oli muun muassa varatut tunnit, toteumatunnit, budjetoidut tunnit, ja tietoa haluttiin ryhmitellä tietyllä tapaa. Tätä varten luotiin erilliset ryhmittelymekanismit sekä niin sanottu "infonäkymä" ja "budjettinäkymä" projektille, joita voi käyttää Silverbucketissa halutessaan perinteisen resursointinäkymän lisäksi.


3. Miten resursointityökalusta saa kaiken irti korona-ajan mullistuksissa?


Kun viime maaliskuussa koronavirusepidemia iski, tuli meille tukeen monenlaisia kysymyksiä koskien uutta tilannetta. Koronavirustilanne ei sinällään muuta resursointia – se jatkuu kuten ennenkin. Tukipyyntöjen määräkään ei mitenkään dramaattisesti noussut. Ennen kaikkea asiakkaamme halusivat kuitenkin tietää, miten saada tieto kulkemaan entistäkin paremmin. Ihmiset siirtyivät nopeasti etätöihin, ja moni halusi tietää, miten Silverbucket taipuu tähän uuteen tapaan tehdä töitä.


Kuten aiemmin totesin, erityisesti oikeanlaiset käyttöoikeudet auttavat tietoa kulkemaan paremmin. Mutta moni asiakkaista otti käyttöön myös uudenlaisia toimintamalleja – miten käytetään paremmin esimerkiksi niin sanottuja ”poissaoloprojekteja”? Poissaoloprojekti on järjestelmässä oleva projekti, jolla voi näyttää olevansa joko lomalla – tai lomautettuna, jos niin ikävä tilanne on. Työntekijä näkyy tällöin 100-prosenttisesti poissaolevana vaikkapa neliviikkoisen kesälomansa ajan, jolloin häntä ei täksi ajaksi voi kiinnittää muihin projekteihin. Silverbucketista löytyy siis näppärä ratkaisu myös siihen, että tieto saadaan kulkemaan työntekijän poissaolosta, vaikka kaikki etänä työskentelisivätkin eivätkä toimistolla huikkailisi toisilleen lompsivansa kesälomille.

Monenlaisia resursointipulmia asiakkailla siis on, mutta hyvällä resursointityökalulla ne ovat ratkaistavissa. Yhtä kysymystä Silverbucketin asiakastukeen tulee kuitenkin enemmän kuin mitään muuta. Asia, joka monia askarruttaa – etenkin lomien jälkeen aivojen levähdettyä hetkisen. Ehkä oletkin jo arvannut oikean vastauksen? Kyllä. Se kuuluu: ”Mikä on salasanani?”

Silverbucket on paras resurssienhallintatyökalu projektiliiketoimintaan.

Ota yhteyttä niin kerromme lisää!

Lue lisää uutisia ja kirjoituksia

Liity +25 000 tyytyväisen Silverbucket-käyttäjän joukkoon

Valitse paras työkalu projektien resursointiin.

Et tarvitse luottokorttia

Pääset heti kokeilemaan.