27.2.2019

Tengbom - Selkeämpi kuva tulevaisuuden resursoinneista

"Silverbucketissa on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, jossa resurssien suunnittelu on helppoa, sekä lisäksi on paljon erilaisia toiminnallisuuksia ja raportteja, joihin on voinut tutustua pikkuhiljaa."
Charlotte Bjurling, järjestelmäpäällikkö, Tengbom
Taustaa

Aikaisemmin Tengbom teki resursoinnit Excelissä. Se oli aikaa vievää ja pirstoutunutta työtä, jonka avulla ei saatu kokonaiskuvaa. Heillä ei ollut kunnon käsitystä yrityksen kokonaiskapasiteetista tai nykyisistä ja tulevista projekteista. Projektien resurssisuunnittelu ja priorisointi perustui lähinnä arvailuihin eikä resursoinnin aukkoja havaittu.  

Miksi Silverbucket?

Koska Tengbom oli jo pidempään tehnyt yhteistyötä Silverbucketin jälleenmyyjän Sundbom & Partnersin kanssa, oli luontevaa hyödyntää heidän osaamistaan. Silverbucketiin tuodaan toiminnanohjausjärjestelmästä resurssi- ja projektitiedot. Toteumatuntien avulla Tengbom pystyy helposti vertaamaan niitä tehtyihin suunnitelmiin ja resurssien allokointeihin, jopa yksittäisen työntekijän tasolla.

Tengbomin järjestelmäpäällikkö  Charlotte Bjurling mainitsee,  "Silverbucketissa on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, jossa resurssien suunnittelu on helppoa, sekä lisäksi on paljon erilaisia toiminnallisuuksia ja raportteja, joihin on voinut tutustua pikkuhiljaa."

Hän jatkaa, "Lisäksi toiveissamme oli pilvipalvelu, jotta välttyisimme asennuksilta ja voisimme hyödyntää järjestelmässämme jo olevan tiedon.

"

Käyttöönotto

Integraation myötä  Silverbucketiin syötettiin kaikki tarvittava tieto Tengbomin toiminnanohjausjärjestelmästä. Aluksi muutama pilotointiosasto aloitti käytön. Näin pystyttiin testaamaan koko järjestelmää ja aloittamaan Silverbucketin käyttö sopivassa tahdissa.

Charlotte kävi kaikissa toimipisteissä esittelemässä Silverbucketin, jotta kaikki toimistot pääsivät jouhevasti aloittamaan projektien resurssisuunnittelun Silverbucketissa.  Esittelyn laajuus vaihteli tarpeen mukaan. Joskus Silverbucket esiteltiin koko henkilökunnalle, toisinaan vain toimistopäällikölle ja muutamalle yksittäiselle pääkäyttäjälle, ja usein esittelyä täydennettiin Skypen välityksellä.

Nykytila

Nyt Silverbucketia käytetään Tengbomin koko organisaatiossa, ja he ovat kehittäneet yhteisen toimintatavan, jolla varmistetaan suunnittelun laatu. Joka viikko Tengbomilla on suunnittelupalavereita esimiehille, joilla on tarvetta lainata tai antaa lainaksi resursseja. Nyt heidän on helppo tarkastella miltä resurssisuunnitelma näyttää koko yrityksessä ja Silverbucketin avulla kapasiteetin uudelleenjakaminen on yksinkertaista.  Charlotte mainitsee: "Toki olemme aikaisemminkin jakaneet resurssejamme, mutta nyt meillä on olemassa sekä rutiinit että hyvä työkalu sille."

Lopuksi

Resurssisuunnitelmien siirto Excelistä Silverbucketiin osoitti, että monella heidän toimistollaan ei ollutkaan sellaista hallintaa suunnittelusta kuin mitä oletettiin. Joillakin yksiköillä oli liikaa työtä, toisilla taas liian vähän. Tämä tuli esiin Silverbucketin myötä. Aiemmin heillä oli kaikki sen hetkiset työt hallinnassa, mutta ei niin selkeää käsitystä tulevaisuudesta. 

"Nykyään meillä on selkeä käsitys projekteista ja henkilövarauksista. Koska Silverbucket sisältää sekä suunnitellut tunnit että toteumatunnit, visualisoituu sen avulla menneisyys, nykyisyys ja tulevaisuuskin. Siksi voimme helposti vertailla kuinka hyvin suunnitelmat ovat onnistuneet."
Charlotte Bjurling, järjestelmäpäällikkö, Tengbom

Tengbom kuuluu Pohjoismaiden johtaviin arkkitehtitoimistoihin. He suunnittelevat ajatonta ja innovatiivista arkkitehtuuria, joka on inhimillistä, kaunista ja käyttökelpoista useamman tulevan sukupolven ajan. Vuonna 2016 Tengbom oli Fast Companyn mukaan maailman neljänneksi innovatiivisin arkkitehtitoimisto.

Tilaa uutiskirjeemme