Ennen Silverbucketia resurssisuunnittelu tehtiin Zalariksella Excelillä. Tämän johdosta tieto oli hajallaan useassa paikassa ja tieto ei ollut ajan tasalla. Näiden haasteiden ratkaisemiseksi Zalaris oli etsinyt pidemmän aikaa sopivaa ratkaisua resursointiin, kunnes toinen norjalainen konsultointiyritys vihjasi heille Silverbucketista. Lue koko case-tarina täältä.

Ennen Silverbucketin käyttöönottoa Digian liiketoiminnoilla oli useita Exceleitä erilaisiin tarkoituksiin. Raportointi oli hyvällä mallilla, mutta sen avulla nähtiin lähinnä peruutuspeiliin. Työkuorma oli epätasainen ja resurssipula aiheutti harmia. Josette Nurminen Digialta toteaa, ”Näkyvyys tulevaisuuteen oli sumea ja tästä johtuen oli vaikea nähdä, mitä osaamista yrityksessä on ja miten kasvua voidaan johtaa. Tästä johtuen Digialla tartuttiin resursointiin ja työnjakoon kokonaisuutena, jotta tilanne saataisiin asteittain hallintaan. ”

Aikaisemmin Tengbom teki resursoinnit Excelissä. Se oli aikaa vievää ja pirstoutunutta työtä, jonka avulla ei saatu kokonaiskuvaa. Heillä ei ollut kunnon käsitystä yrityksen kokonaiskapasiteetista tai nykyisistä ja tulevista projekteista. Projektien resursointisuunnittelu ja priorisointi perustui lähinnä arvailuihin eikä resursoinnin aukkoja havaittu.  

Bilot päätyi valitsemaan Silverbucketin lisätäkseen ennustettavuutta ja läpinäkyvyyttä projekteihinsa. Exceliä yritettiin käyttää projektien henkilöresursointiin, mutta useiden yritysten jälkeen todettiin, ettei tarvittavaa informaatiota saada päätöksenteon tueksi. Tämän seurauksena päädyttiin testaamaan, miten Silverbucket sopisi Bilotin resursointitarpeisiin. Testauksen tuloksiin oltiin tyytyväisiä, minkä johdosta siirryttiin tuotantokäyttöön elokuussa 2017. 

Firstco on kasvanut ja samalla on syntynyt tarve hallinnoida tehokkaammin resursoitavia henkilöitä kasvavassa määrässä projekteja. Excelin avulla resursointi alkoi olemaan aikaa vievää ja hankalaa, joten elokuussa 2017 Firstco otti käyttöön Silverbucketin. Nyt heillä on parempi näkyvyys resurssitilanteeseen. 

Sweco Finland ja Silverbucket Oy ovat tehneet puitesopimuksen Silverbucketin projektisalkun resursointijärjestelmän käytöstä. Silverbucket on ollut Swecolla käytössä jo vuoden 2014 alusta, ja palvelun käyttö on vuosi vuodelta laajentunut. Ennen Silverbucketia Swecolla oli käytössä runsaasti erilaisia ratkaisuja resurssisuunnittelun tukena. Niiden avulla tarvittavien yhteenvetojen tekeminen ei kuitenkaan ollut kovin helppoa, joten vaihtoehtoiset resursointiratkaisut kiinnostivat.

Resursointityökalun käyttöönotolla Palkeet tavoitteli selkeää kuvaa kokonaisresursointiin sekä parempaa ennustettavuutta. Rimpilän mukaan Silverbucketin käytöllä tavoitteet ovat täyttyneet hyvin. 

”Silverbucketin avulla pystymme tarkastelemaan projektien taloutta huomioiden toteutumat ja ennakoiden tulevien resurssivarausten vaikutukset. Tämä mahdollistaa reagoinnin ajoissa mahdollisiin ongelmiin ja korjaavien toimenpiteiden suorittamisen vielä kun se on mahdollista”, 

Silverbucket yhdistää Eforella projektien resurssisuunnittelun ja työaikaraportoinnin ja tarjoaa näin helpon tavan seurata suunnitelmien onnistumista.

“Onnistuttiin löytämään kerrankin apuväline, joka ei vaadi erillistä koulutusta ja oikeasti helpottaa vaativaa rakennusalan konsultointityötä. Kaikki A-Insinöörien projektipäälliköt resursoivat ja ennustavat samalla ohjelmalla. Tieto on aina ajan tasalla. Enää ei ole yksikkökohtaisia exceleitä.”

”Resursointityökalun käyttöönotto sujui hyvin. Järjestelmä on riittävän yksinkertainen ja looginen ja siten nopea oppia. Porukka myös koki, että järjestelmästä on hyötyä. Uudet ihmiset on helposti saatu koulutettua tiimin sisällä”, kertoo Silverbucketin pääkäyttäjänä toimiva Firan työmaainsinööri Vesa Kämppi.